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Auferstanden wie Phoelix aus der Asche.

Jürgen Altmann
Phoelix - Wer hats erfunden?
Ein sehr guter Freund hat diesen Satz vor über 15 Jahren fallen gelassen und seitdem blieb der Begriff haften. Es ist zudem eine passende Kombination aus den Wörten "Photo" und "Felix".
Wer ist Phoelix?
Phoelix ist Felix Pergande. Geprüfter Industriemeister für Digital- und Printmedien und jetzt freischaffender Grafiker und Stock-Image-Produzent in und aus Berlin.

Workflowoptimierung – Improve your workflow!

February 16th, 2014
Title

Als ich im vergangenen Jahr auf der MicrostockExpo in Berlin war, habe ich zum ersten Mal einen größeren Eindruck von der Microstock-Industrie gewinnen können. Zum Einen waren die meisten Bildagenturen vertreten, zum Anderen konnte ich mich auch mit anderen Bildproduzenten unterhalten. Ich habe natürlich versucht, diese Leute bezüglich ihrer Arbeitsweise auszufragen und mir ein paar Tipps und Tricks für meinen eigenen Workflow zu holen.
Bei fast allen Gesprächen ist mir dabei aufgefallen, dass für die Bildlieferanten das Thema Workflowoptimierung und -automatisierung gerne beiseite schieben. Bei den großen Produktionsfirmen wird sich eher darauf beschränkt, die Prozesse aufzuspalten, weitere Leute anzustellen, an Subunternehmer zu verteilen oder ihren Produktionsstätten an günstige Standorte zu verschieben, um Personalkosten zu sparen. Es sind alles legitime Mittel, um die Prozesse zu verschlanken, aber gerade für die kleinen Ein-Mann-Unternehmer, die einen Großteil der Branche ausmachen, vollkommen ungeeignet. Sie erwirtschaften weniger Geld und können sich es mitunter gar nicht leisten, Prozesse nach Außen zu vergeben oder weitere Menschen anzustellen. Genau diese Ein-Mann-Unternehmer vernachlässigen das Thema aber noch mehr als die Großen.
Ich habe mich erst vor wenigen Monaten selbstständig gemacht, denke aber fortwährend daran, meinen Workflow und meine Arbeitsweise zu optimieren. Ich habe meine Wurzeln in der Druckbranche. Dort sind viele Prozesse schon standardisiert und automatisiert. Jede zusätzliche Minute, die man da noch gewinnen kann, ist Geld wert. Prozessoptimierung ist zwar am Anfang zeitaufwendig, kann aber auf lange Sicht viel Geld und Nerven sparen. Man hat auf alle Fälle einen Mehrwert. Ich versuche also, meine Arbeitsweise so zu optimieren, dass ich mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit verbringen kann und weniger Zeit in unterstützende Prozesse stecken muss.
Last year, I attended the MicrostockExpo in Berlin, I got in contact with some agencies and met other contributors. I gained some more insights in the microstock business and tried to get some tips for optimizing my own workflow. With all the talks, discussions and presentations, I realized, that process improvement is a topic which is quite underrated. There are of course the large production firms with a lot of manpower, which outsource their work to subcompanies or open a second/third production facility in countries with low costs for human resources in order to lower their overall production costs.
But the majority in the microstock industry are one-man-shows, who don’t have the financial backing to do so. For them, it would be even more important to optimize their workflow. On the contrary, they do even less.

I am such a one-man-show and started my freelance career as a full-time microstock contributor a few months ago. I have my roots in the printing business, where most of the process is standardized, optimized and automated. Every additional minute you can gain is worth a lot of money. Since the beginning, I try to transfer this thinking onto my own business. In short, Improving my processes with limited resources to gain more time for my creative work. Improving your workflow takes a lot of time first, but on the long run you save much of it and it is really worth it!

 

Prozessanalyse

Kenne die Prozesse – Know your processes
Prozessoptimierung sollte ein fester Bestandteil eines Unternehmens egal welcher Größe sein. Es gibt viele Methoden zur Prozessoptimierung, wie KVP, Kaizen, SixSigma o.ä., die ich hier aber nicht erklären möchte. Wichtig ist bei allen Methoden, dass man seine Prozesse kennt. Man untersucht alle Arbeitsabfolgen und spaltet sie auf. So erhält man eine Übersicht aller Abläufe und kann sich die Teile heraussuchen, die man optimieren kann. Im Endeffekt erhält man einen effektiveren Prozess, der im besten Fall weniger Zeit in Anspruch nimmt als vorher.
Every freelancer and every company should focus at least a bit on optimizing. There are some great methods you should look into, like SixSigma or Kaizen. I won’t go more into detail, but all of them have in common, that you have to know your own workflow. In general, you split up complex tasks into smaller, less complex ones. Then you pick some, optimize them and merge them again. In the end, your process should be more effective than in the beginning with less time effort you have to put in.

 

 

 

0%-Fehlerquote – 0% error rate
Ein weiteres Ziel ist es, eine 0%-Fehlerquote zu erreichen. Hier gibt es nur folgendes Problem: Menschen sind nicht perfekt und machen Fehler. Es gibt keinen Menschen, der stetig und ständig eine 0%-Fehlerquote abrufen kann, gerade bei langweiligen Aufgaben, die sich immer und immer wieder wiederholen. Jeder Fehler, der dabei passiert, ist eine Korrekturschleife mehr und unnötige Zeit, die investiert werden muss. Im Endeffekt leidet die Produktivität und man macht weniger Geld – Ich gebe zu, es ist etwas verallgemeinert und übertrieben, aber durchaus real. Gerade deshalb sollte man diese Prozesse verschlanken. Je weniger man sich merken muss, desto weniger Fehler macht man. Noch besser ist es, den Menschen als Fehlerquelle zu eliminieren und Prozesse zu automatisieren. Einmal ordentlich angepasst, bleibt die Abfolge gleich und die Fehlerquote geht gegen Null. Man sollte es mit der Automatisierung nicht übertreiben. Nicht jeder Prozess ist automatisierbar und zu viel Automatisierung geht auf Kosten der Kontrollierbarkeit!
It is another goal to reach a 0% error rate. There is just one problem: Nobody is perfect! There is no person out there, who is able to perform 100% all the time. Boring routine work makes that effect even worse. Your brain ‘stops working’ and you tend to forget something. With that you make mistakes and every mistake is time you have to invest additionally. In the end, your productivity declines and you make less money – I admit, it is quite generalized but I hope you get the image.
There are some ways to avoid this effect. One is to make your workflow easier and less complex. You don’t have to keep everything in mind. In the end, you reduce the errors you make. Another one is to eliminate the human influence. Try to automate your process without human interaction. But keep in mind, that not every process is suitable for automation.

 

 

 

Wiederholende Aufgaben – Repetitive Tasks
Ich setze mein Hauptaugenmerk auf kleine sich wiederholende Aufgaben. Gerade als Microstock-Illustrator habe ich davon sehr viele. (Speichern als EPS, Export als JPG, Verpacken einer ZIP-Datei um nur einige zu nennen). Jede dieser Aufgaben verbraucht an sich wenig Zeit, habe ich davon aber sehr viele, werden sie zu einem Zeitfresser. In dem ich genau diese Aufgaben angreife und automatisiere, gewinne ich einen Großteil der Zeit zurück und kann diese dann für wichtigere Dinge nutzen.
When I optimize my workflow, I set my main focus on repetitive tasks. I do have quite a lot of them (like save as EPS or Export as JPG). Every task doesn’t take much time, but when you sum them up, they are really time consuming (and boring). These are the most suitable for automation without human interaction. I can gain quite some time which I can invest somewhere else.

 

 

Standardisierung

Standardisierung
Eine weitere Möglichkeit der Optimierung ist, sich einen eigenen Ausgabe-Standard zu schaffen, um die eigenen Prozesszeiten zu verkürzen. Für normale Bildlieferanten ist das weniger wichtig, da sie nur JPG-Dateien an die Agenturen liefern müssen. Illustratoren oder Videoproduzenten hingegen haben es schwieriger. Jede Agentur hat ihre eigenen Vorlieben und Wünsche, die zu beachten sind. Indem man diese auf einen gemeinsamen Nenner bringt, spart man sich auch hier Zeit zur Erstellung der Dateien.
Another possibility is to make a standardized output. It is not really an issue for normal contributors, but is quite an option for illustrators or videographers. Every microstock agency has their own specifications for the files. If you have one standard, which meets all of them combined, you have less work to do and again more time to spend elsewhere.

 

 

 

Kenne die Werkzeuge – Know your tools!
Viele Programme bieten schon einfache Hilfen, um die Prozesse zu automatisieren. Sei es die Stapelverarbeitung oder Aktionslisten. Mann kann diese sogar mit Tastaturkürzeln versehen, so dass es noch schneller geht.
Unter OSX gibt es mit Automator eine hauseigene Automatisierungssoftware, die einfach zu bedienen ist. Man kann sich so sehr einfach Hotfolder einrichten und diese mit bestimmten Aktionen versehen. Irgendwann stößt man bei komplexen Aufgaben an die Grenzen des Machbaren, so dass man sich nach Alternativen umschauen muss. Für den Anfang reichen diese einfachen Mittel jedoch, um einen Großteil des Arbeitsaufwands zu reduzieren.
Some of the Software out there have their own tools for automating the processes. Batch processing or action lists are some of them. You can even specify Shortcuts to start them. There are also automation software like the OSX-built-in Automator, which can define hotfolders quite easily. You may reach a point in the future, when these tools are not sufficient anymore, but for the start they are quite enough.

 

 

Timesaver

Zeitersparnis – Timesaver
Die Prozessoptimierung und -automatisierung dient vor allem zur Zeitersparnis und zur Fehlerminimierung. Man wird zwar nicht kreativer, aber unter Umständen produktiver. Jedes Werk mehr, was man produzieren kann, trägt dazu bei, den eigenen Umsatz zu erhöhen. Fang am besten gleich damit an!
Improvement and automation are methods to save time and reduce your error rate. You won’t get more creative, but you may get more productive. Every additional image you produce may be a raise in sales. Have fun improving!

 

 

 

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